納期遅延のお詫び文 例文のご案内

 

さて、例文のご案内、今回は、納期遅延について、取引先に提出するお詫び文です。

 

納期が遅れて、取引先に迷惑をかける、お怒りを買うというのは、よくある話です。

「遅れ方」の質ですよね、実際。

 

なんとなく、「この日あたりで納めてくれたらいいよ」的な、緩やかな納期設定でしたら、多少前後したところで何も問題は発生しません。

いっぽうで、取引先が、「この日までには、ぜったい、ぜったい、ぜーったい納めてね」と言っているにも関わらず、それに間に合わなかったら一貫の終わりです。

 

納める側としても、遅れようと思っているわけではないのですが、いやはや、予期せぬ理由ができたり、そもそも元々の工程に問題があったりで、遅延するケースはあとを絶ちません。

納める側の立場で申し上げますと、「納期が遅延することも含めて、余裕を持って計画を立てて欲しい」と、とても小さい声で、半ば開き直りたくなります。

 

と、こんなことを取引先に直接申し上げることができるはずもなく、お詫び文を提出することで、ひと段落となります。

 

納期遅延についての取引先宛のお詫び文 例文

http://www.owabi119.com/bunrei1.html

 

私たちが作成した例文です。是非ご覧ください。

 

 

ちょっと余談ですが、「納期遅延」って言葉としてはかなりおかしいんです。

 

納期は、商品を納める時期(あるいはピンポイントで、その日)のこと。

遅延は、遅れること。

商品を納める日が遅延するのではなくて、商品を納めるのが遅延するわけですので、正しくは納品遅延になるかなあと思います。

いずれにしても、遅れているということそのものが一大事ですので、しっかりお詫びをしなければなりませんね。

 

 

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【定義づけ】お詫び文、謝罪文、始末書、顛末書

 

お詫びをしなければならない状況になったとき、先方から提出を求められる書類には種類があります。

それはたいていの場合、下記4つのいずれかです。

○お詫び文

○謝罪文

○始末書

○顛末書

 

一般的に、お詫び文も謝罪文も始末書も、お詫びをするという目的を果たす書類で同じ意味を持っています。タイトルが異なるだけです。

いっぽうで、顛末書だけが異なります。

顛末書は、事の顛末、要は、起きてしまった物事の一部始終を記す、あるいはそれに加えてお詫びの意志を記すための書類です。

 

お詫び文、謝罪文、始末書 → お詫びが目的

顛末書 → 物事の一部始終の報告が目的(お詫びを加える場合あり)

 

弊社が作成に関わった経験では、先方からの具体的な指示(たとえば、ただお詫びを記す。事の顛末を記すなど)があれば、その要望を反映するのが円滑ですが、実際のところ、先方もさほど内容を把握せずに、「お詫び文を提出するように」ですとか、「顛末書を提出するように」と言う場合が多いです。

 

大きな声では言えませんが、おそらく先方は、あなたのお詫びの意志が明確になっている、あるいは、事の顛末がしっかり記載されている書類を提出させて、何かあったときのために保存しておくのが目的、ということが多くあるのではないかと思います。

 

だからこそ、しっかりと文章を作成する必要があるわけですが、本来であれば、先方に細かに「どんな内容にすべきですか?」とお伺いができればよいのですが、お怒りの相手にそんなことを聞くわけにもいきませんし、先方もお答えできないと思いますので、

一般的理解として、お詫びを求められているのであれば、お詫び文、謝罪文、始末書とする。事の一部始終の報告を求められているのであれば顛末書にする。このように思っていただきますと無難です。

 

お詫びライターズにおいても、お詫び文、謝罪文、始末書、顛末書の内容はこのように捉えています。

また、これらの書類を総称して「お詫び文」としています。

 

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取引先に売掛金の調査でご迷惑をかけた

 

さて、お詫び文を提出しなければならないよくあるケース、今回は税金を滞納したために得意先に売掛金の調査が入り、それで取引先がお詫び文の提出を求めるケースです。

 

事実の概要:

A社が税金(法人県民税 21万円)を半年間滞納してしまったことで、県の税務部門の担当者が、取引先に売掛金の調査が入った。
得意先は驚いてA社に電話をした。A社の代表者はお詫びの意思を伝え、その後すぐに全額を納付し、納付が完了した旨を取引先に電話で告げた。

それから三ヶ月が過ぎ、取引先はA社との取引の継続を再考するとA社の代表者に伝えた。その理由は、A社のせいで売掛金の調査に入って迷惑をこうむったにも関わらず、その後A社の代表者は、電話1本で済ませたことにお怒りであるためである。
A社の代表者はあわてて、なんとか許しを得ようと試みたところ、取引先からはお詫び文を提出し、今後どのような対応でしていくのかを明らかにしてほしいと言われた。

 

 

電話1本で簡単に済ませたのが良くなかったですね。

県の税務担当者が、「貴社とお取引のあるA社の財産差し押さえのために、売掛金を見させてください」なんて来られたら、とても迷惑です。

それなのに、事後の簡単な連絡でそれっきり。そりゃあ相手は怒ってきます。

 

滞納にもいろいろ理由があるとは思いますが、まあしかし、取引先にその理由を示すのであれば、「怠慢」ですとか「至らなさ」になってくるのではないかと思います。

どう考えても非はA社に100%ありますのでお詫びをしやすいと言いますか、平謝りしなければならないケースです。

 

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ご挨拶

私たちはお詫びライターズと申します。

企業様、個人様向けに、お詫び文の原稿作成サービスをご提供しています。

 

もし、何らかのトラブルがあってお詫び文をしなければならない状況にいらっしゃいましたら、お気兼ねなく、そして、少しお早い目にご連絡ください。

しっかり作成させていただき、傷口をできるだけ広がらないようにご助力させていただきます。

 

11年という長きにわたり培ってきた私たちの「原稿作成能力」「経験知」「センス」をお感じいただければと存じます。

 

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