会社設立の挨拶状、タイミングが合わないケース


 
 
よくあるお詫びのケースをお伝えするシリーズ「今、こんな状態で焦ってます」
 
今回は
 
会社設立の挨拶状、タイミングが合わないケース
 
 
今回は謝罪文や顛末書の類ではなく、会社設立の挨拶状を送るタイミングにナイーブにならなきゃいけない、というお話です。
 
 
A会社の社員さんが独立してB会社を設立し、A会社の「一部の業務」を移行する形で運営していくことになりました。
もともとその「一部の業務」は自身が責任者として対応していましたので、すべてを熟知しており、また、B会社設立に際し、ノウハウも人材もすべてB会社に移行することになりましたので、何も問題なく、B会社を運営していける状態でした。
 
会社設立と業務開始の準備をしていたとき、取引先の一社から、このようなご連絡をいただきました。
 
「それはそうと、新しい会社になって本当に大丈夫なんだよね?信頼はしているけど。」
 
つまり、この取引先は、B会社と取引をすることについて心配をしている様子でした。
たしかに、この取引先の心配は珍しいものではなく、
 
取引を取り仕切っていた人が新会社の代表者になるのだから大丈夫だとは思うけど、でも、会社組織自体が変わってしまうし、本当に大丈夫なのだろうか?
 
とお感じになっても不思議ではありません。
 
 
ひるがえって、上記取引先も含め、お客様、仕入先、外注さんなど、各取引先に新会社設立および業務開始の挨拶状を送らなければなりません。
 
上記の「本当に大丈夫なのだろうか」は、他の取引先も感じる可能性があるため、挨拶文の中に大丈夫だということを盛り込むことにしました。
 
・A会社でご対応させていただいていたノウハウは、そのまま引き継ぎます。
・A会社でご対応させていただいていた人材は、みんなうちに在籍します。
・所在地もA会社の近くで、ご不便をお掛けしません。

 
これらの事実は、きれいにお伝えすることができます。
 
しかし、どうしても1つだけ、一番肝心な内容をきれいにお伝えすることができません。
 
財務状況です。
 
新会社設立と、設立後の業務開始をあわてたため、B会社にはまだ財務状況を明らかにする書類ができていませんでした。具体的に言うと、貸借対照表です。
 
挨拶状の中で、ノウハウも人材も新会社の所在地も、事実として盛り込むことができます。
 
しかし、財務状況だけは、
 
「大丈夫です。資産がたっぷりあります」
 
と盛り込んだところで、取引先は「いやいや、見なきゃ分からないじゃないの」と、どうしても感じてしまいます。それはとても自然なことです。
 
しかし、新会社での業務開始はもう1ヵ月後に迫っていました。
今から財務状況を整理して会計士さんに貸借対照表をつくってもらって、としていると、とても挨拶状が間に合わない・・・タイミングが・・・どうしよう・・・
 
当然ながら、挨拶状を出さないわけにはいきません。
 
 
結局のところ、挨拶状を二部構成にして、はじめに新会社設立および業務移行を伝える簡単な挨拶状を送り、その挨拶状に「改めて詳細をご案内させていただきます」旨を盛り込み、ワンクッションを入れる形にしました。
 
その間に、バタバタッと貸借対照表の作成を行い、詳細版の挨拶状に貸借対照表を添付して(よくある、別添の資料をご覧ください、という表現です)お送りしたという顛末でした。
 
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