【定義づけ】お詫び文、謝罪文、始末書、顛末書

 

お詫びをしなければならない状況になったとき、先方から提出を求められる書類には種類があります。

それはたいていの場合、下記4つのいずれかです。

○お詫び文

○謝罪文

○始末書

○顛末書

 

一般的に、お詫び文も謝罪文も始末書も、お詫びをするという目的を果たす書類で同じ意味を持っています。タイトルが異なるだけです。

いっぽうで、顛末書だけが異なります。

顛末書は、事の顛末、要は、起きてしまった物事の一部始終を記す、あるいはそれに加えてお詫びの意志を記すための書類です。

 

お詫び文、謝罪文、始末書 → お詫びが目的

顛末書 → 物事の一部始終の報告が目的(お詫びを加える場合あり)

 

弊社が作成に関わった経験では、先方からの具体的な指示(たとえば、ただお詫びを記す。事の顛末を記すなど)があれば、その要望を反映するのが円滑ですが、実際のところ、先方もさほど内容を把握せずに、「お詫び文を提出するように」ですとか、「顛末書を提出するように」と言う場合が多いです。

 

大きな声では言えませんが、おそらく先方は、あなたのお詫びの意志が明確になっている、あるいは、事の顛末がしっかり記載されている書類を提出させて、何かあったときのために保存しておくのが目的、ということが多くあるのではないかと思います。

 

だからこそ、しっかりと文章を作成する必要があるわけですが、本来であれば、先方に細かに「どんな内容にすべきですか?」とお伺いができればよいのですが、お怒りの相手にそんなことを聞くわけにもいきませんし、先方もお答えできないと思いますので、

一般的理解として、お詫びを求められているのであれば、お詫び文、謝罪文、始末書とする。事の一部始終の報告を求められているのであれば顛末書にする。このように思っていただきますと無難です。

 

お詫びライターズにおいても、お詫び文、謝罪文、始末書、顛末書の内容はこのように捉えています。

また、これらの書類を総称して「お詫び文」としています。

 

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