お詫びとお礼の手紙の文面はどうする?


お詫びの原稿作成専門「お詫びライターズ」が、よくあるご質問にお答えします。
 
今回の内容は、
 
お詫びとお礼の手紙の文面はどうする?
 
 
会社やお店など、サービスを提供する側からお客様にお手紙を送るケースはよくありますが、純度100%のお詫びのときもあれば、お詫びもするがお礼もするときもあります。
 
お詫びもするがお礼もするときのほうが、純度100%のお詫びのときよりも、状況としては「やっかい」ではないのかもしれません。
しかし、文面を作るにあたっては、少し「やっかい」かもしれません。
 
と言いますのも、「お詫び」と「お礼」という、相反する2つの内容を1つのお手紙に盛り込む必要があるからです。
 
この場合、何に対して「お詫び」を言うのか、と、何に対して「お礼」を言うのか、それを明確にする必要があります。そのうえで、きっとお詫びとお礼のそれぞれの「何」はリンクしている(密接に関係している)ものだと思いますので、その関係性をしっかりと自分で整理する必要があります。
 
ものすごく平和な状況を例に挙げますと、
 

  • お盆の季節、その和菓子屋さんには、いつも多くの方に羊かんの詰め合わせをお買い上げいただいていた。いわゆる馴染みのお客さんばかり。ところが、今年の春ごろ、店主が体調を崩してしばらくの間、休業することになった。そのことを馴染みのお客さんに伝えることなく、お店はシャッターが閉まり、こんな張り紙が。「当店はしばらくの間、休業させていただきます」
    だいぶ時が経過してから、お手紙を出すことにした。
  •  
    このような場合、お詫びを言うべきなのは休業としてしまって羊かんの詰め合わせをお買い上げいただくことができなかったこと、そして、何の連絡もなく休業をしてしまったこと、また、ご連絡が遅くなったことです。いっぽうで、お礼を言うべきなのは、日頃よりご愛顧をいただいていることです。
     
    このように、お詫びの内容とお礼の内容はリンク(密接に関係)しています。
     
     
    もし、お詫びの内容とお礼の内容がリンク(密接に関係)していないとしたら、それは、そもそも別の話になり、1つのお手紙で両方を書くべきことなのか、一度お考えになってみるのがよいと思います。
     
    私どもの作成の観点で言えば、関係のないことを1つのお手紙に書くのは、お詫びのほうもお礼のほうも内容がぼやけるため、あまり良いことではないように思っています。
     
     
    なかなかこのように明確に整理がしづらい状況もあるため、あなたは作成に頭を悩ませているかもしれません。また、多忙ななかで考えますと余計にこんがらがってきますし。
     
    それでもやはり、一度ゆっくりした時間をお取りいただいて、整理をしてみてください。ある程度、お手紙の内容は見えてくるはずです。

     
     
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