【例文】取引先への謝罪文(アーカイブのシステム不具合)

平成28年8月○日

株式会社○○
代表取締役社長 ○○ 様

株式会社○○
代表取締役社長 ○○

技術情報アーカイブのシステム不具合に係るお詫び

謹啓 【気候の挨拶】

さて、○○株式会社様ウェブサイト内、技術情報アーカイブのシステム不具合につきまして、このたびは、私、○○の不明によって貴社に多大なご迷惑をお掛けしましたことをお詫びさせていただきたく思います。

当該技術情報アーカイブを保守・管理を行なわせていただいておりますところ、システム不具合によって、貴社にご登録いただいた情報が円滑に処理できておらず、アーカイブに反映されておりませんでした。
そればかりか、小社はこの事実に気がついておらず、一向にアーカイブが更新されないことを不思議に思った貴社の取引先様よりご連絡をいただいたことで明るみになりました。

何のための小社の存在であるのかと、貴社様にご迷惑をお掛けしたことの申し訳なさと自身の力不足への情けなさで、今、私の心はいっぱいでございます。大変申し訳ございませんでした。

原因を調べましたところ、半年前、パスワードを変更したことによって登録のシステムが申請フォームのデータベースにアクセスできなくなってしまっており、画面上では「完了」と出るものの、実際には、データベースに蓄積されない状態になっていました。従前にしっかり確認しておけばなんら問題のない平易な事象であったにも関わらず、それを怠っていたことによって貴社にご不便をお掛けする結果となってしまいました。

システムに不具合がないかを確認するのは私の職務であり、小社の代表者も私でございます。そのため、貴社にご迷惑をお掛けいたしました責任は私、○○に帰結いたします。誠に申し訳ございませんでした。

今後は、当然のことではございますが、システムの安定供給のため、その動作を定期的にチェックをして、そして何より私自身が、貴社からお預かりしている業務の重要性を強く認識して、職務を遂行させていただきます。そしてそれを継続させていくことで、かなわないかもしれませんが、貴社の小社への信頼を回復してまいりたい、かように思っております。

このたびの件につきまして、多大なご迷惑をお掛けし誠に申し訳ございませんでした。 謹白

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