【例文】顛末書 整備済みのお客様の車からオイル漏出

整備をした車が、ショッピングモールでオイル漏れを起こした。
モール側は「怒り心頭」というほどではないが、消防車が来て現場は少し騒々しくなってしまったらしい。
モールの責任者としては、事実を上に報告する必要があるため、顛末書の提出を求めてきた。しかし、整備をした側としては、まだ原因の究明ができていないため、経過報告の位置づけで提出することになった。

デパート・モール株式会社
北日本エリア統括長 田中一郎様

平成28年7月24日
株式会社かるがもスタンド
代表取締役社長 軽部長一

オイル漏出に係る顛末とお詫び

【気候の挨拶】
さて、このたびの整備不良に依るオイル漏出につきまして、ここに事実の概要を時系列にてお伝え申し上げます。
 
7月20日 9時 「エンジンオイルの交換」
吉田様が自家用車で、小社のガソリンスタンド「かもしー北日本店」にご来店され、エンジンオイルの交換をご希望されました。ご対応をさせていただきましたのは、サービスマンである山下で、吉田様のお車をお預かりし、その場でエンジンオイルを交換いたしました。
所要時間は30分~40分程度でございます。
 
同日 9時40分 「吉田様のご出発」
吉田様がご出発されました。このとき、山下と山下の部下にあたる杉内がお見送りし、このときにオイルの漏出は確認できませんでした。
 
7月21日 15時20分 「事実の把握」
消防署から、貴社の一本杉店の南側駐車場で吉田様のお車がオイル漏出を起こしている旨、電話がありました。
 
同日 15時50分 「現場への急行と清掃」
かもしー北日本店の店舗責任者である鈴木、そして、サービスマンの山下と杉内、3名が中和剤等、処理に必要な製剤を持って現場に赴きました。また、別途、清掃会社に清掃の依頼をし、浄化槽その他の清掃処理を行ないました。
 
同日 17時30分 「吉田様へのお詫び」
吉田様に事の顛末をお伝えし、お詫び申し上げました。
 
7月23日 15時 「今後の対応を協議」
貴社の一本杉店に小社かもしー北日本店の鈴木店長がお伺いし、補償の内容等、今後の対応について協議いたしました。
 
【原因および今後について】
消防署からオイル漏出の報告を受けて以降、残念ながら、明確な原因の究明に至っておりません。現在、すべての可能性を否定せずに調査中でおりますが、小社で把握していることをご報告させていただきます。
山下に聞き取りを行なったところ、「いつもどおりで変わったことはなかった」と答えるいっぽうで、「Oリングの組み込みが甘かったかもしれない」とも答えています。また、吉田様のお車には、オイルフィルタ装着部分に、軽度の破損が見られていたことが確認されております。
本件と合致する事例が、過去、他店舗にもあり、オイルフィルタ装着部分がいわゆる経年劣化によって破損をし、Oリングがしっかりと組み込みきれない状態となったことで、その部位からオイルを漏出したのではないかと推察しております。
数日中にも小社として一つの答えを出し、それに基づいた再発防止策を構築したうえで、貴社様にご報告をさせていただきます。
いずれにいたしましても、Oリングの組み込み、お客様の車両の破損の有無、オイル漏出を防ぐこと等、それらすべてを担うのが私どもの役割であり、その役割を果たせなかったことで、貴社様にご迷惑をおかけいたしました。小社といたしましては、まずもって原因の究明と再発防止策の構築に力を注ぎ、貴社様にご報告をさせていただきます。
オイル漏出の事実が判明してから4日が経過しており、誠に申し訳ございません。なにとぞ今しばらくお待ちいただきますようお願い申し上げます。

 
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